11 Conseils pour Maitriser ton Temps grâce à un Agenda

Penses-tu que tes journées sont toujours trop courtes et que tu aimerais maitriser ton temps. T’arrive-t-il d’acheter des agendas que tu n’oses plus utiliser un mois plus tard ; te rappelant constamment ton manque de discipline…

Saches que tu n’es pas seul dans ce cas. Mais, je veux te montrer qu’un agenda peut t’aider à accomplir tes objectifs, tes projets et rester fiable vis-à-vis de toi et des autres. Seulement, cela ne peut se produire que si tu l’utilises à son plein potentiel.

Alors, voici mes 11 recommandations pour t’aider à utiliser ton agenda de manière plus régulière et maîtriser ton temps efficacement.

1. Utilise un système de planification simple

L’outil que tu choisis doit être simple et efficace. 

Si tu aimes :

• avoir une vue d’ensemble de ta semaine, achète un semainier ;
• la flexibilité, achète un carnet et note tes tâches du jour ;
• de l’espace pour prendre des notes, pense au bullet journal ou à un agenda journalier.

Tu dois pouvoir y noter tes objectifs, évènements, obligations, délais et te permettre de parvenir aux résultats souhaités. Plus le système choisi sera simple et plus tu l’utiliseras. L’intérêt est de réduire la friction, qui empêche de regarder ton Agenda ou d’y inscrire des tâches.

2. Utilise un seul calendrier

Avec l’émergence du digital, il existe de nombreux calendriers électroniques sur le marché.

Pourtant, je te recommande d’être sélectif et de t’assurer de noter tes rendez-vous et dates limites sur un seul calendrier.

La raison est simple. Plus les informations sont distillées à de multiples endroits et plus il y a de la confusion. D’ailleurs, en ayant un seul calendrier, tu évites la question : “où noter cet évènement ?”.

Par exemple, je n’utilise qu’un seul calendrier mensuel, pour ma vie personnelle et professionnelle. Sachant que je peux mettre des alarmes avec mon calendrier électronique, si besoin.

Je précise qu’au travail, Outlook est une référence. Cependant, je préfère utiliser mon propre calendrier (j’accepte néanmoins les invitations). Ainsi, si le calendrier est partagé, mes collègues n’ont pas de visibilité sur mes rendez-vous personnels. 

3. Adapte-le à tes besoins

Ton agenda est peut être trop rigide ou il te manque de la place pour noter tout ce que tu voudrais. Dans ce cas, je te recommande de l’adapter à tes besoins.

Tu peux, par exemple :

• utiliser la section de notes dans la vue mensuelle pour indiquer tes priorités de la semaine ;
• ajouter des carrés autocollants s’il te manque de la place ;
• noter tes statistiques ou trackers sur un carré de papier adhésif ;
• recycler la vue annuelle en tracker ;
• mettre des photos et des rubans décoratifs (washi tape/masking tape).

4. Accepte les imperfections

Selon moi, un agenda pleinement utilisé est brouillon. Il doit vivre avec des ratures, rayures, tâches de thé ou de café, etc.

Alors, évite de vouloir un agenda parfait car cela crée une barrière mentale qui t’empêche de le manipuler. 

Dans la vie, les choses doivent aller très vite parfois. Imagine que ton directeur te délègue une tâche. Mais, que tu oublies la moitié des informations parce que tu voulais écrire avec le stylo qui va bien. J’exagère un peu ah ah ! Mais tu comprends mon point de vue.

5. Garde-le ouvert et à ta portée 

C’est un problème fréquent. En général, les personnes n’utilisent pas leur agenda parce qu’elles ne prennent pas le temps de le consulter. Ainsi, il est préférable de le garder ouvert sur son bureau ou dans un lieu plus spécifique (la cuisine par exemple…). C’est un des symptômes fréquents des personnes qui disent ne pas maitriser leur temps.

Le fait qu’il soit ouvert permet de faciliter l’habitude de regarder son planner ou planning du jour. Il suffit d’y jeter un coup d’œil rapide pour faire le point sur ce qu’il reste à accomplir, dans la journée.

Plus d’informations sur les planners ici.

6. Rends le mobile

Un autre point permettant d’utiliser son agenda pleinement et de maîtriser son temps est de se déplacer avec. L’avoir avec toi te permettra de noter rapidement des tâches qui te reviennent en mémoire. Cette pratique s’appelle “la capture”. C’est un élément essentiel des personnes productives. 

En effet, lorsque nous ne prenons pas le temps de noter les tâches ou idées qui nous viennent à l’esprit. Soit nous les oublions, soit elles reviennent sans cesse dans notre esprit. L’inconvénient est que cela peut favoriser l’anxiété (pour cela, je te conseille de lire l’article qui parle de l’intérêt d’avoir une boîte d’entrée ou inbox ici).

7. Marie-toi avec ton agenda

C’est une expression que je détiens de la coach “Erin May Henry”. Son secret n°1 pour être productif est de se marier avec son agenda. C’est une façon de se montrer responsable envers soi-même en considérant son agenda comme un impératif, comme aller au travail. 

Concrètement, comment procéder : 

Donc, fais de ton agenda un assistant personnel ou ton plus proche allié. C’est la meilleure façon de commencer à maitriser ton temps.

8. Crée une routine de planification quotidienne

Pour être sûre de suivre tes plans, la meilleure manière est de créer une routine. Les routines sont des séquences exécutées de la même manière, chaque jour, afin de déclencher une réaction positive ou négative. 

En adoptant une routine de planification, tu t’assures de noter tes rendez-vous et tâches et de ne pas oublier de faire ce qui est nécessaire. Tu auras ainsi confiance en ton système.

Donc, pour créer une routine, tu définir un moment spécifique pour planifier tes tâches du lendemain :

• la veille au soir, avant d’aller dormir ;
• le matin en prenant ton petit-déjeuner ou avant de commencer à travailler.

Tu peux aussi noter de faire un bilan de ta semaine (comment faire ici) le dimanche ou un bilan mensuel à la fin de chaque mois.

Tu devras tester ce qui te va le mieux car chacun est différent.

9. Évite les comparaisons

Tu connais cette citation : “la comparaison est la menace du bonheur”. C’est assez dur je trouve. Mais, il y a un peu de vrai. 

En fait, chaque fois que l’on se compare aux autres, la perception que nous avons est souvent erronée. Nous nous faisons une image faussée de ce qui est bien ou pas. Malheureusement c’est souvent en notre défaveur car ce que nous utilisons ou faisons devient une erreur. Nous remettons en question nos choix parce que nous avons l’impression que l’autre est supérieur.

Donc, il vaut mieux éviter ce phénomène en comparant le moins possible ton agenda. D’ailleurs, tu as des besoins qui ne sont pas forcément semblables à ceux des autres.

J’avoue que c’est un point sur lequel je dois faire le plus d’effort (personne n’est parfait !)

10. Note trois tâches prioritaires pour maîtriser ton temps

Que tu aies des objectifs, des to-do listes à rallonge ou que tu n’aies pas d’agenda du tout, voici un conseil important. Commence par écrire une ou trois tâches prioritaires de la journée. Demande-toi : “quelle tâche est la plus importante pour moi aujourd’hui ?” Cette action prioritaire peut être une tâche que tu :

• DOIS faire, pour le travail par exemple ;
• VEUX faire, comme jardiner ou aller voir des amis.

En faisant une action importante chaque jour, tu as l’opportunité de devenir meilleur, d’accomplir un projet qui t’apportera des résultats futurs ou de redonner confiance en ta capacité à tenir tes engagements. 

Pour cela, je te recommande de la planifier dans ton agenda comme un rendez-vous, en s’imposant un créneau de 60 à 90 minutes.

11. Note tes victoires du jour

La dernière astuce pour maitriser ton temps et utiliser ton agenda à son plein potentiel est de noter tes victoires chaque jour. Elle peut être simple. Ce n’est pas grave. 

D’une part, c’est une façon de réfléchir au déroulement de ta journée. D’autre part, tu pourras te concentrer sur un aspect positif (et mieux dormir).

Quelques fois, tu n’auras pas eu le temps de toucher à ton agenda. Mais, y revenir en fin de journée pour noter une victoire est une bonne façon de maintenir cette constance avec ton outil de travail. Ainsi, ton agenda ne sera pas associé à une corvée. Mais à un élément de bien-être également.

Je te souhaite une bonne planification et n’hésites pas à me dire ce que tu penses des ces conseils en commentaires.

Efficacement !