3 astuces pour Gérer le Stress au Travail

Vous avez beaucoup de travail et vous vous sentez débordé, je vous propose trois astuces pour réduire votre stress au travail.

Le stress au travail est généré par l’abondance d’information et de choix. Lorsque nous sommes stressés c’est parce qu’une zone de notre cerveau nous alerte d’une menace consciente ou inconsciente. C’est le cerveau « reptilien » qui nous dit : “ attention tu consommes trop d’énergie est c’est mauvais pour ta survie ! ”.

Notre cerveau aurait préféré qu’on fonctionne en mode pilotage automatique pour éviter la perte d’énergie et donc nous maintenir en vie.

Mais, nous ne risquons pas de grand danger au quotidien, nous avons une meilleure qualité de vie que nos anciens. Alors pourquoi considère-t-il que nous sommes stressés ? La raison est l’abondance. Nous avons de plus en plus de responsabilités, d’informations, de distractions, de choix, de nourriture. Et, ces choix dictent même nos façons de nous comporter.

Nous en avons trop et cela nous frustre parce que nous avons le sentiment de perdre le contrôle.

Astuce n°1 : Fermer les boucles ouvertes pour gérer votre stress au travail

Pour avoir le sentiment de garder le contrôle, je vous recommande de fermer vos boucles ouvertes. Les boucles ouvertes sont les pensées, tâches non traitées, engagements que nous prenons. Ces tâches non traitées polluent notre esprit jusqu’à ce qu’on décide d’en faire quelque chose.

Au travail, chaque email non traité dans votre boîte de réception ou ces dossiers sur lesquels vous êtes bloqué va créer du stress.

L’une des solutions consiste à désencombrer régulièrement son esprit. Cela consiste à écrire sur une feuille tout ce qui vous passe par la tête. Lorsque vous aurez complété votre liste, soulignez les trois tâches qui auront le plus grand impact positif pour votre fonction. 

Que faire des autres tâches ? Vous avez deux solutions.

1. La première est d’utiliser la matrice Eisenhower pour prioriser les tâches qui y figurent. Cela vous permettra de supprimer les tâches inutiles ou de planifier les tâches qui le nécessitent.
2. La deuxième est de jeter la liste. 

En fait, le fait d’écrire ces tâches donnera l’impression à votre cerveau que Vous gérez et qu’il n’a plus besoin de vous la rappeler sans cesse. C’est l’effet Zeigarnik (expliqué ici sur CadreO). 

Astuce n°2 : Mieux gérer vos intrants au travail

Pour garder un sentiment de contrôle vous aurez besoin de créer un système d’organisation fiable. Ce système vous permettra de gérer vos intrants. 

Pour ceux qui ne le savent pas, les intrants sont les activités ou informations qui vous arrivent et pour lesquelles vous n’avez pas défini une action à exécuter. Ce sont par exemple, les mails entrants, les courriers, les appels, les informations données à la machine à café, les choses dont vous vous rappelez, etc.

Le système d’organisation que vous allez créer doit vous permettre de noter rapidement toute nouvelle tâche. Le système de base se compose d’un système de notes, d’un agenda, de listes d’action et d’une liste de projets. Sans ces éléments, vous aurez des notes et des carrés de post-it partout.

Par exemple, vous rédigez un mail de réponse à votre responsable sur l’état d’avancement d’un dossier. Mais, ce jour-là, vous recevez de nombreux appels. Vous allez perdre le fil, prendre des notes, demander une information à une collègue, etc. Et, toujours pas de réponse à votre responsable.

C’est pour cela, que le système de notes aura son importance. Vous devez dans ces situations, noter les informations reçues et décider de les traiter plus tard. Mais pour que ce système fonctionne, vous devez surtout revoir le contenu de votre système. Le but est de vous assurer de revoir vos notes afin de vraiment réaliser ce qui s’y trouve.

Enfin, David Allen, l’auteur de « Getting things done », indique que la revue hebdomadaire vous permettra de garder confiance en votre système. Pour plus de détails, consultez mon article consacré à la méthode GTD. Cette confiance est l’une des clés pour réduire le stress au travail.

Astuce n°3 : Créer des blocs de temps partagés

Une autre manière de réduire son stress au travail est de créer des blocs de temps. En effet, même si nous ne maîtrisons pas forcément ce que nous avons prévu de faire, nous pouvons au moins contrôler nos intentions de faire.

D’ailleurs, nos intentions peuvent être programmées grâce aux blocs de temps. Nous entendons aussi le terme « timeboxing ». Cela consiste à planifier du temps spécifique, des créneaux pour travailler sur certaines tâches. Cette planification se crée à l’horizon de la semaine.

Après avoir fait le point sur ce qui encombre votre esprit et ce sur quoi vous devez travailler pendant la semaine, vous inscrivez les informations et rendez-vous sur un agenda. L’idéal pour éviter le stress au travail serait de partager cet agenda avec votre responsable ou coéquipier.

Avez-vous déjà remarqué ce phénomène : souvent les managers ne savent pas sur quoi travaillent leurs salariés pendant les horaires de travail. C’est vraiment dommage. D’ailleurs cela peut être un problème : quand il y a du retard dans les dossiers, ils se demandent si c’est un problème d’incompétence. Et, ils compensent en donnant encore plus de travail au pauvre salarié qui se retrouve débordé et encore plus stressé.

Donc, pour éviter ce stress au travail, le mieux est de faire le point avec son manager en début de semaine. Montrez-lui ce que vous souhaitez accomplir. Négociez et réorganisez si besoin. Celui-ci saura où vous en êtes et vous pourrez faire le point sur ce qui a pu être accompli ou pas.

Finalement, si vous n’arrivez pas à suivre vos plans, ne stressez pas. Il y a toujours des imprévus. Alors, respectez le plus possible votre planning et faites au mieux.

Efficacement !