3 Principes Indispensables Pour Gérer Son Temps

Vous avez la sensation d’accomplir beaucoup de choses. Je veux dire… vous avez couru dans tous les sens. Vous avez préparé le petit-déjeuner des enfants (sans prendre le vôtre), déposé les enfants à l’école, filé au boulot.

Enfin arrivé, vous avez enchaîné car vous avez passé des appels urgents, répondu aux emails, été en conf-call une bonne partie de la matinée, etc. Pourtant, à la fin de la journée, vous avez l’impression de ne pas avoir vraiment fait ce qu’il fallait. Vous vous rappelez que vous devez préparer cette présentation pour lundi…

Comment faire avec un planning aussi chargé, vous n’avez même pas une minute à vous ? Vous trouverez la réponse dans cet article. En effet, les principes que je vais vous présenter vous permettront de gérer votre temps sans prise de tête, et ce, quelque soit l’outil de planification que vous utilisez.

Voici une citation que j’aime beaucoup et qui résume l’essentiel de cet article :

« La clé, pourtant, ne consiste pas à classer par priorités le contenu de votre emploi du temps, mais à donner un emploi du temps à vos priorités »

Stephen R. Covey dans le livre Priorité aux priorités

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Principe n° 1 : Les gros cailloux pour gérer son temps

Lorsque nous ne planifions pas correctement nos journées, nous sautons de tâches urgentes en tâches urgentes. Au final, nous sommes stressés en permanence. Stephen R. Covey, auteur du livre à succès : « Priorité aux priorités » parle des gros cailloux. La première fois que j’ai lu ce livre, je n’avais jamais entendu parler de ce concept, malgré sa popularité.

C’est pourquoi, je pense qu’il est important que vous compreniez également cette notion. Il vous permettra de partir sur des bases saines pour gérer votre temps efficacement. Je vous en explique l’idée générale avec l’expérience du bocal.

Lors d’un séminaire, un professeur remplit un bocal de cailloux et demanda à l’assistance si celui-ci était plein. Ils répondirent tous oui. Puis, il versa du gravier dans le bocal, le secoua et posa la même question à l’assistance.

Perplexe, ils répondirent non. Ensuite, il versa du sable dans le bocal. Il demanda à nouveau, le bocal est-il plein ? Ayant compris le stratagème, ils répondirent non. Le professeur prit alors, un sceau d’eau et en versa presque un litre dans le bocal. Ce qui impressionna tout le monde.

Il leur demanda quel était la leçon à tirer de cette expérience. Et, leur dit : « si on n’avait pas mis les grosses pierres en premier, on n’aurait pas pu en faire tenir une seule ». Cela signifie qu’au lieu d’essayer de remplir notre emploi du temps avec toujours plus de choses, nous devrions y mettre ce qui compte vraiment pour nous. Ce sont nos gros cailloux.

Vous comprenez maintenant l’idée du premier principe pour mieux gérer votre temps. Celui-ci aborde l’idée de prioriser ses tâches selon leur importance, à travers l’image des gros cailloux. Aussi, vous verrez dans la prochaine partie une autre manière de définir la notion d’importance.

Principe n° 2 : La loi de Pareto

Une étude indique que nous travaillons réellement 4h30 par jour alors que nous passons plus de 8 heures au travail. Donc, en partant de cette idée, nous n’avons pas le temps de réaliser tout ce que nous voulons. Ce qui nous oblige à faire des choix. Ainsi, le principe de Pareto nous aide à prendre les bonnes décisions pour gérer son temps avec plus d’efficacité.

Je vous en parle dans le prochain paragraphe.

Ce principe vient de Vilfredo Pareto, un mathématicien, qui a découvert en 1906 que 20% des  familles d’Italie possédaient 80% de la richesse du pays. Ce principe a été appliqué à divers domaines de gestion, notamment à la gestion du temps, et se révèle vrai dans de nombreux contextes. Il implique donc que 20% des activités produisent 80% des résultats.

J’adore l’idée de ce principe, si quelqu’un m’avait dit que je devrais fournir seulement 20% d’efforts pour réussir 80% de mes projets et mieux gérer mon temps, j’aurai signé tout de suite. Mais, ce n’est pas aussi simple. Il y a une étape préalable.

En fait, pour utiliser ce principe lorsque vous gérez votre temps, vous devez d’abord rechercher les activités à fort potentiel dans votre vie. Celles-ci dépendent de la  vie de chacun, de vos objectifs et des rôles (entrepreneur, mère, étudiante, manager, etc.) que vous y menez. Il n’existe pas de loi universelle pour les définir.

Toutefois, ce sont les tâches qui vous amèneront, à coup sûr, vers des problèmes si vous ne les réalisez pas. Cela peut être, par exemple, de : vérifier le tableau de bord des absences pour moi, préparer une réunion pour le manager, checker l’avancée d’un projet, prendre rendez-vous avec des clients pour le commercial, préparer le planning des repas de la semaine pour le parent, faire sa routine matinale, etc.

Enfin, pour tirer un maximum de bénéfice de ce système, assurez-vous de les réaliser en premier ou de planifier une plage de temps spécifique à leur réalisation. Ce sont des priorités. Ce sont aussi de gros cailloux.

Dans cette partie, nous sommes partis sur les activités à fort potentiel pour gérer son temps plus efficacement. Il se marie très bien au principe n°1. Mais ils se combinent tous deux au troisième principe que nous allons voir plus loin.

Principe n° 3 : La matrice d’Eisenhower

La matrice de gestion du temps que je vais vous présenter est, selon moi, la clé qui permet de combiner les principes des gros cailloux et la loi de Pareto. Lorsque nous savons définir ce qui est important pour nous, nous gérons notre temps avec plus d’efficacité. Nous maîtrisons enfin notre temps.

La matrice Eisenhower (image ci-dessous), du nom de l’ancien Président des États-Unis Dwight David Eisenhower, permet de gérer son temps en classant ses activités selon leur urgence et leur importance. Je vous en avais un peu parlé dans mon article sur « les 5 tueurs de productivité ». Elle semble avoir été créée à partir de cette citation du Président :

« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ».

Dwight David Eisenhower, 34ème Président des États-Unis

Le cadre 1 reprend les activités à la fois importantes et urgentes. Dans ce cadre, vous réglons les problèmes importants, nous traitons les dossiers urgents pour respecter les délais. Ces activités viennent aussi du cadre 2, lorsque nous n’avons pas assez préparé et anticipé les choses.

Le cadre 2 comprend les activités importantes et non urgentes. Ici, nous faisons de la qualité. Ce cadre est hyper important puisque nous planifions, nous anticipons, nous vérifions, nous nous formons, nous développons nos compétences, etc. Il comprend généralement les activités à fort potentiel définies dans le principe de Pareto et nos gros cailloux.

Le cadre 3 contient les activités urgentes mais qui ne sont pas importantes. C’est le fantôme du cadre 1, selon l’expression de Stephen R. Covey. Lorsque nous travaillons sur des tâches de ce cadre, nous croyons être efficace et faire des choses importantes. Mais, en fait, nous travaillons pour les autres. Nous courons par-ci par-là pour résoudre leurs problèmes et satisfaire les demandes.

Le cadre 4 concerne les activités qui ne sont pas importantes et pas urgentes. Ici, nous nous réfugions dans les activités futiles, pour souffler, épuisés par tout ce stress. Mais, nous perdons du temps et nous n’avançons pas sur les dossiers. C’est aussi le cadre de la procrastination.

Je vous ai présenté le contenu des cadres de la matrice d’Eisenhower. Elle vous permettra d’organiser vos activités importantes au mieux. Et, vous permettra de voir comment vous passez vos journées. Faites-le point pendant une semaine, en notant dans quel cadre se situe chacune de vos activités du jour. Vous serez peut-être surpris du résultat.

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Pour conclure, vous devez maîtrisez votre temps en consacrant des moments de préparation, de planification de vos activités importantes et d’exécution dans les temps définis.

Bien sûr, ce n’est pas facile car il y a toujours des imprévus et que les activités du cadre 3 sont omniprésentes. Cependant, imaginez ce que vous allez ressentir en rentrant à la maison, entièrement satisfait de ce que vous avez accompli et moins stressé. C’est ce que je vous souhaite en tout cas.

Donc, agissez svp. Identifiez vos rôles et définissez pour chacun d’eux les activités à fort potentiel en suivant ces principes de gestion du temps. La récompense ne sera pas immédiate mais, en un mois, vous aurez déjà réalisé beaucoup plus d’activités importantes que d’ordinaire.

A bientôt dans un prochain article.

Efficacement !