6 Étapes pour s’Organiser au Travail
En démarrant la vie active, nous n’avons pas appris à nous organiser au travail. Je me rappelle que quand j’ai commencé à travailler, je ne savais pas du tout m’organiser. Je ne savais pas quelle tâche était plus importante ni comment les prioriser.
Pourtant, je pense que c’est primordial d’apprendre à s’organiser, parce qu’on arrive à devoir gérer des To-do listes à rallonge. Il arrive même un moment où nous avons plus de taches à la fin de la journée qu’au début !
C’est pour cela que je vous parle des 6 étapes, qui vous permettront de mieux vous organiser au travail. Vous en connaissez certaines sûrement mais je vous donne aussi des astuces que j’applique moi-même.
1. Connaître ses objectifs professionnels
Pour s’organiser au travail, il faut d’abord savoir par quoi commencer. Par exemple, lorsque vous avez un voyage à organiser, vous devez d’abord choisir la destination. Sinon, vous ne savez pas où aller. Eh bien, connaître ses objectifs professionnels consiste à choisir sa destination.
En connaissant vos objectifs professionnels vous saurez quelles sont vos priorités. Comme je l’ai déjà expliqué dans d’autres articles, planifier consiste à faire des choix pour organiser son travail. Pour cela, il est nécessaire de définir des priorités chaque jour.
Aussi, vous avez plusieurs façon de connaître vos objectifs professionnels.
La première, est de regarder sa fiche de poste qui doit définir vos tâches de manière précise. Mais,si vous n’en avez pas, vous pouvez regarder votre contrat de travail dans la partie missions ou fonctions.
Une autre façon, est de regarder ses anciens entretiens annuels d’évaluation, dans la partie des objectifs.
Enfin, vous pouvez tout simplement de demander à votre responsable de clarifier vos objectifs. S’il n’a pas le temps, faîtes ce travail :
- notez toutes les activités auxquelles vous participez au travail, comme rédiger les rapports, préparer les bons de commande, etc.
- Classez-les par thèmes.
- Puis, transmettez la liste à votre chef.fe, en lui demandant quelles activités sont prioritaires.
Peut-être que ça lui donnera plus envie de vous aider. En plus, vous lui montrerez que vous êtes vraiment motivé.
En attendant, regardez cette vidéo qui explique rapidement comment définir des objectifs.
2. S’organiser au travail au niveau mental
Être organisé au travail commence aussi par votre état d’esprit en arrivant. Exercice rapide ! Demandez-vous maintenant : quelle tâche dois-je accomplir aujourd’hui ? Si vous savez répondre à cette question rapidement tout va bien. Sinon, lisez la suite.
L’intérêt de savoir quel tâche accomplir avant de commencer à travailler est lié à la concentration. Je trouve, que s’organiser avant de démarrer permet de perdre moins de temps et de se concentrer plus rapidement.
Nous n’avons pas à nous demander quelle activité faire en arrivant et ça réduit la procrastination, clairement !
De plus, à la fin de la journée, nous avons l’impression d’avoir avancer. Ce qui crée un sentiment d’accomplissement plus élevé.
Je vous conseille alors, pour organiser vos tâches au travail, de prendre quelques minutes avant de partir pour définir trois taches pour le lendemain.
Le mieux est de faire cette réflexion avant de partir, parce que votre esprit sera encore actif et au clair sur les choses à traiter.
3. Organiser son espace de travail
Avez-vous déjà remarqué que vous vous sentez bien chez vous, après le ménage, quand votre maison est entièrement propre et bien rangée ? Et bien, si oui, vous serez d’accord avec moi. Avoir un espace de travail frais et accueillant motive plus à travailler.
Aussi, les personnes organisées ont tendance à organiser leur espace de travail, à le désencombrer. De plus, quand l’espace de travail est moins encombré on est plus organisé et cela augmente la productivité.
En fait, avoir un bureau clair et propre crée moins de friction. C’est-à-dire que ça crée moins de résistance à vraiment travailler.
Ainsi pour mieux vous organiser au travail, prenez soin de débarrasser votre bureau du superflu. Gardez à portée de main l’essentiel, comme :
- de l’eau,
- votre matériel de base,
- un carnet,
- votre téléphone,
- votre ordinateur,
- un snack.
Et personnellement, je garde toujours avec moi une crème pour les mains et du baume à lèvres 🙂 .
4. Organiser ses e-mails
La communication professionnelle aujourd’hui se fait beaucoup par email. Nous pouvons vite être encombrés par la masse d’e-mail si nous ne sommes pas attentifs.
Quand je suis en vacances par exemple, je reçois facilement une centaine d’e-mails à lire en rentrant au travail. Or, avoir plein de mails qui stagnent dans la boite de réception est stressant, je trouve.
Pour moi, il est important de trouver un système pour gérer le flux d’emails entrants. Alors, voici comment je fais pour rester organiser au travail.
Ma méthode consiste à garder ma boîte d’entrée toujours vide en les touchant une fois. Je m’assure de traiter chaque mail une seule fois de la manière suivante.
Tout d’abord, j’ai créé trois boîtes mails qui sont : @action, @en attente, @archives. Je tiens cette idée de l’auteur David Allen, après avoir lu le livre « Getting things done : l’art de la productivité sans stress ».
Ainsi, pour m’organiser au travail, je glisse dans @action les emails que je dois traiter d’une manière ou une autre. Tout ce que je ne dois pas personnellement effectuer, est glissé dans la boîte @archive, pour référence.
La boîte @en attente, garde les emails que je ne peux pas traiter : soit parce qu’il me manque une information, soit parce qu’elle a été déléguée à quelqu’un d’autre.
Ainsi, dès qu’un mail arrive, je le lis et le glisse dans la boîte adaptée. C’est une habitude à prendre. Au début, on se demande qu’est-ce qu’on fait du mail. Mais, ensuite ça devient un automatisme.
5. Organiser ses notes
Certains emplois demandent à traiter beaucoup d’informations qui arrivent : par téléphone, par email, par des collègues, etc. Et quand on doit s’organiser au travail, il faut savoir quoi faire de toutes ces informations.
Pour commencer, je vous conseille d’utiliser un système de note fiable que vous utilisez tout le temps comme un carnet ou une application de gestion des tâches. Il en existe pleins : Evernote, Todoist, Trello, Asana, Outlook. Même Excel fera l’affaire 🙂
Ensuite, vous devez décider en relisant vos notes, si une action doit être faite par vous ou par quelqu’un d’autre : qui traite la tâche ?
Si c’est vous qui devez traiter le sujet de la note, demandez-vous : est-elle importante, non importante, urgente ou non urgente. C’est un peu le principe de la matrice Eisenhower. Pour plus de détails, sur la matrice lisez cet article.
Pensez à mettre un symbole comme un point ou un carré devant les notes qui demandent une action de votre part. Vous pouvez la surligner si vous préférez. Il faut que ça vous saute aux yeux pour ne pas l’oublier.
Enfin, une chose importante sera à effectuer pour organiser vos notes au travail. Il s’agit de consulter régulièrement votre carnet ou outil de notes, afin de vérifier son contenu. Faîtes-le à la fin de la journée ou une fois par semaine, par exemple.
6. Organiser ses projets
Un projet est un résultat à atteindre qui demande de réaliser plusieurs taches avant de l’accomplir. Si vous gérez ou êtes impliqué dans plusieurs projets, un outil simple pour ne pas oublier les projets qui arrivent est le calendrier mensuel.
Je vous recommande d’imprimer tous les mois de l’année et de noter dessus la date limite de tous les projets prévus et en cours. Mettez ces calendriers mensuels dans un classeur spécifique que vous allez vérifier une fois par semaine.
Cela vous permettra de ne pas oublier les échéances et d’étaler la réalisation du projet sur plusieurs semaines, par exemple. Donc, c’est une pratique intéressante pour s’organiser au travail.
Il y aussi la méthode Kanban. Mais au lieu d’utiliser vos calendriers, vous disposez des post-it sur un mur avec tous les projets que vous devez accomplir. C’est très visuel mais vous ne pouvez pas les déplacer.
En conclusion, je pense qu’il n’est pas si simple d’organiser ses tâches au travail, surtout quand il y a beaucoup d’interruptions.
Mais, pour s’organiser au travail, il faut prendre un temps pour donner une priorité aux taches que vous devez faire. En les priorisant, vous serez amené à supprimer ou mettre de côté celles qui ne vous concernent pas ou qui ne sont plus utiles.
C’est conseils sont très simples mais ils m’ont permis d’être plus organisé au travail et d’accomplir plus de choses. Aussi, la manière dont vous allez accomplir les tâches aura un impact sur votre progression de carrière, puisque votre employeur aura plus confiance en vous et en votre capacité à faire le job.
Alors n’hésitez pas à me dire en commentaire : quelles sont vos méthodes pour vous organiser au travail ?
Efficacement !
