7 Astuces Efficacité : Travailler Moins et Mieux

Avez-vous déjà travaillé de 7 à 20 heures pour avancer, alors qu’en fait vous n’avez rien fait d’important ? Cela m’est déjà arrivé de rallonger mes journées pour gagner en efficacité. Mais, j’étais toujours débordée…

Il nous est demandé de faire plus, mieux et pour moins cher. Nous devons nous montrer performant au travail comme dans la vie privée.

Et, cette course peut créer du stress, de l’épuisement, voire un burn-out dans les cas extrêmes. Alors, je pense qu’il existe des façons de travailler moins tout en étant efficaces.

En fait, une étude, publiée dans le livre « Rest : why we get more done when you work less » de Alex Soojung-Kim Pang, montre que nous travaillons efficacement pendant 4h30. Pourtant, nous passons des journées de 8 à 12 heures au travail.

Donc, dans cet article je veux vous donner des astuces simples mais utiles pour augmenter votre efficacité, c’est-à-dire avoir des résultats, en travaillant moins. Je vous préviens, certaines astuces peuvent paraître paresseuses. Pourtant, elles vont booster votre efficacité.

1. Traiter en priorité les tâches à haute valeur ajoutée

Les tâches à hautes valeur ajoutée (HVA) sont celles qui vont vous permettre de vraiment avancer dans votre objectif ou projet. Pour les identifier, vous devez chercher les tâches les plus importantes de votre fiche de poste.

Celles que vous devez absolument accomplir pour anticiper les problèmes et être serein dans votre esprit.

Pour les trouver, regardez au niveau des tâches que vous :

Vous pouvez aussi vous basez sur les principes de la loi de pareto. Selon cette loi, 20 % de vos actions conduisent à 80% de vos résultats. Je vous en parle plus dans l’article sur les « 3 principes indispensables pour gérer son temps« .

2. Effectuer les grosses tâches pendant les moments de haute énergie

Chaque individu altèrne des cycles dits circadiens qui durent 24 heures. Ces cycles entraînent des conséquences biologiques différentes d’une personne à l’autre avec des pics, des creux et des niveaux moyens.

C’est pourquoi, à certains moments de journée, vous remarquerez globalement :

• un pic d’énergie de 10h à 12h,
• une baisse d’énergie de 13h à 15h,
• un nouveau pic d’énergie de 17h à 19h,
• une nouvelle baisse d’énergie le soir.

Ainsi, je vous recommande de faire les grosses tâches seulement pendant les périodes de haute énergie. Vous serez ainsi plus concentré et augmenterez votre efficacité.

Si vous n’avez pas identifié les périodes où vous avez le plus d’énergie, voici un exercice simple. Prenez une feuille et notez à quelle heure vous baillez. Faîtes ce test pendant une semaine et vous verrez des tendances.

De plus, je vous conseille de limiter l’importance de votre baisse d’énergie. Pour cela, vous devez éviter de consommer des produits raffinés, sucrés, etc. Certains aliments favorisent la fatigue et créent une baisse d’énergie donc de l’efficacité.

3. Créer des blocs de travail faciles

Il est également possible d’augmenter son efficacité en coupant la journée de travail en différents blocs de tâches. Dans la journée, nous pouvons distinguer 4 gros blocs de travail.

Dans l’image ci-dessous, je vous montre un exemple de blocs de travail. Selon certains horaires, vous exécutez uniquement des types d’activités précises. Le but étant de rester concentré, sur une tâche spécifique pendant un temps limité et d’éviter le distractions.

J’aime bien travailler de cette façon, surtout en télétravail. Cela me permet de rester focus. Et, j’ai l’impression de ne pas brasser du vent. Vous voyez ce que je veux dire.

4. Dormir le plus longtemps possible

Ah ! Voici le secret numéro 1 du fainéant pour être au top de l’efficacité : dormir bien et le plus longtemps possible. Bon, je rigole hein. J’adore dormir et c’est normal.

Le temps de sommeil moyen est passé de 7.9 heures en 1942 à 6.8 heures depuis 2013. Nous dormons un peu moins longtemps.

Pourtant, dormir est très important pour le bon fonctionnement du cerveau, la santé physique et mentale et la concentration.

Le manque de sommeil a beaucoup de conséquences et diminue l’efficacité au cours de la journée. Une étude effectuée sur 60 000 employés montre que les personnes qui dorment moins de 6 heures sont 1.5 fois plus absentes au travail et 1.9 fois moins productives que celles qui dorment entre 7 et 8 heures.

Je pense donc qu’il est important de faire attention à la qualité de son sommeil. Et, en ce qui me concerne, pour suivre mon temps de sommeil, j’utilise une application qui s’appelle « sleep cycle ». Je la recommande.

Par exemple, elle m’a permis de voir que je peux être au lit 8 heures mais n’avoir dormi que 5 heures. Je peux également noter les événements de la journée qui impactent le sommeil et mon humeur au réveil. J’aime bien.

5. Se reposer physiquement et mentalement augmente l’efficacité

Vous l’aurez compris, l’efficacité vient d’une bonne gestion du sommeil mais le repos aussi.

Quand nous sommes efficaces, nous sommes performants. Mais ça ne dure pas sur une longue durée. Nous devons prévoir des moments de repos physique et mental.

Comment cela se passe. Pour mettre en place cette astuce, voici ce que vous pouvez par exemple faire :

• une fois par jour : 30 min sans écran,
• un jour par semaine un « free day » : sans écran, sans internet, sans portable, pas de sport.

Il est possible de lire, discuter avec sa famille, penser à soi, faire une marche simple. En revanche, évitez le travail intellectuel ou les activités physiques intenses.

6. Supprimer les tâches inutiles

Quelques fois, nous avons une T-O-N-N-E de travail à accomplir. Pourtant, nous ne travaillons pas. Nous faisons mille choses pour paraître occuper ou pour oublier le boulot qui s’accumule. Comme :

• faire le ménage alors que nous avons un rapport à rédiger,
• des recherches,
• jouer sur sa tablette,
• etc.

C’est de la procrastination ! Mais, est-ce qu’il ne serait pas plus utile de faire ce qui nous tracasse, avant de se distraire ? C’est à vous de voir.

Je crois qu’il vaut mieux faire ce qui encombre notre esprit d’abord. Cela va occuper vos pensées et vous stresser, sinon. Pour ça, il suffit de simplement de décaler les distractions pour plus tard.

De la même façon, l’entourage peut vous distraire. Vous pouvez avoir des demandes d’amis ou des collègues, par exemple.

Si ce que vous avez à accomplir est important, terminez d’abord sans vous interrompre. Cela vous obligera à refuser ou à négocier la réalisation d’une tâche que quelqu’un vous demande d’effectuer.

Ainsi, quand la tâche importante sera terminée, vous pourrez vous poser tranquillement et vous permettre de flâner.

7. Découper vos tâches avec la méthode pomodoro

Parfois, nous avons des difficultés à nous mettre au travail. Les tâches HVA (voir plus haut) demandent des périodes définies de concentration. Et, lorsque nous discutons, passons du temps à la photocopieuse, etc. nous ne travaillons pas sur ce qui compte. Cela baisse l’efficacité.

Mon astuce ici est de commencer petit. Pensez-y. Quelle est la plus petite tâche que vous pourriez accomplir pour augmenter votre efficacité, avancer sur le projet qui vous préoccupe ou le dossier à traiter ?

• téléphoner à la banque,
• écrire le sommaire du rapport,
• discuter avec Jean,
• etc.

Vous l’avez trouvé. Maintenant, utilisez technique pomodoro.

Le principe consiste à découper ses tâches et à les effectuer dans des plages de temps de 25 minutes. Chaque session de 25 minutes est suivie d’une pause de 5 minutes. Répétez ce cycle 5 fois.

La phase de 25 minutes n’est pas adaptée à tout le monde. Pour savoir ce qui vous convient, réalisez des tests de durée. Certains, préfèrent des sessions pomodoro de 40 à 52 minutes, par exemple.

Cette vidéo explique bien le principe.

Etes-vous convaincu à présent que vous pouvez travaillez moins, être plus performant et augmenter votre efficacité ? Pour cela, il suffit de travailler mieux, plus astucieusement. Je dirai même plus intentionnellement.

Avez-vous d’autres astuces efficacité à partager avec moi ? Partagez-les en commentaire, dans notre Bulle. Vous êtes ici chez vous !

Alors à bientôt et prenez soin de vous.

Efficacement !