L’outil ultime de gestion des projets : Asana

Bien sûr, vous avez de nombreux projets et une liste de tâches longues comme un bras. Vous avez besoin d’un meilleur système pour gérer vos activités. Certaines applications vous ont plues, vous les avez testées mais elles ne correspondaient pas à vos attentes.

J’ai peut-être trouvé la solution avec l’outil Asana. Je l’utilise depuis plus d’un mois maintenant alors je vais vous donner mon avis dessus.

Asana est un outil simple et assez performant si vous êtres multi-potentiel, solopreneur.e, entrepreneur.e ou une personne qui souhaite organiser sa vie au mieux.

Je vous présente son fonctionnement et mes différentes façons de l’utiliser.

1. Présentation de Asana

Asana est un système de gestion de projets et de communication d’équipe. Cet outil a été créé par Dustin Moskovitz, Justin Rosenstein en 2008.

Il est utilisé principalement par les personnes qui veulent communiquer avec leurs collaborateurs, qui ont une entreprise à gérer ou des projets à suivre.

Son coût dépend de l’utilisation et de la taille des équipes (gratuit, premium 10,99 €/u ou business 24,99 €/u). Ce « u » correspond à d’utilisateurs.

J’utilise la version gratuite et les possibilités sont largement suffisantes.

2. Fonctionnement

Asana est simple d’utilisation. Il est un peu semblable à Trello mais un peu plus complet. Il offre les possibilités suivantes :

• créer des projets et y associer des tâches,
• assigner des utilisateurs ou des équipes à certaines tâches,
• suivre ses projets avec différentes vues : listes, tableaux, calendrier,
• avoir une vue chronologique des projets avec intégration des différentes phases,
• attribuer des délais pour chaque tâche ou répéter les tâches occurrentes,
• suivre la charge de travail d’une équipe et voir la progression des activités,
• déléguer facilement des tâches à d’autres personnes sans passer par les mails.

Il y a encore tellement de possibilités avec ce système. N’hésitez pas à consulter l’aide d’Asana, si vous avez un besoin spécifique.

Avec Asana, vous pouvez constituer votre outil soit dans des espaces de travail différents ou soit dans des équipes de votre organisation.

L’organisation est utlisée si vous avez une adresse de messagerie avec le nom de domaine de votre entreprise : …@entreprise.fr. Dans cette organisation, il y a différentes équipes : marketing, finances, administratif, design, production, etc. Puis, dans chaque équipe, on peut créer des projets avec des tâches associées.

Tandis que l’espace de travail est créée si vous n’avez pas de nom de domaine. Dans ce cas, chaque espace de travail sera une grande équipe, en fait. Puisqu’il n’est pas possible de créer des équipes dans les espaces de travail.

Ces options sont facultatives. Mais elles peuvent être utiles selon votre situation. Aussi, vous pouvez évoluer vers un autre type de structure à tout moment.

Dans mon cas, j’ai créé une organisation dans laquelle j’ai constitué des équipes. Mais, je vais vous montrer pourquoi je l’utilise.

3. Pourquoi j’utilise Asana ?

Asana est très complet. Si vous avez déjà utilisé Trello ou d’autres applications de gestion du temps et des tâches ou un planner comme moi, vous apprécierez. Mais, il me manquait quelque chose. Je n’étais pas entièrement satisfaite.

Si vous me lisez, vous savez que je suis une adepte des planners ou organiseurs pour gérer mes tâches. J’aime écrire. Mais, avec l’évolution de mes activités, j’ai dû donner une nouvelle dimension à ma gestion de projets.

Vous voyez, cette image représente un projet créé dans Asana, avec une vue en liste. Ce projet est découpé en sections : Préparation, logistique, décor, jour de l’événement.

Dans mon planner (organiseur), j’ai un très bon insert de gestion de projets. Il comprend une page de :

• analyse des forces et faiblesses du projet,
• remue-ménage,
• présentant les différentes tâches associées au projet,
• calendrier du projet, où je peux voir la progression des différentes étapes.

Avec ces inserts, je peux consulter tous mes projets rapidement en déplacement.

Cependant, en tant que solopreneure, je suis amenée à gérer tellement de projets différents et inhabituels, que j’ai besoin de plus de place et de flexibilité.

Gérer des projets nouveaux

J’utilse Asana principalement pour gérer mes projets. Avec le développement de mes activités, je suis amenée à gérer des projets nouveaux.

Comme je ne suis pas familiarisée avec ces nouveaux processus, cet outil m’aide à avoir une vue d’ensemble des étapes à suivre.

De plus, avec cet outil Asana, j’ai plus de flexibilité, puisque je peux déplacer les tâches, changer les délais, etc., sans gaspiller du papier.

Par exemple, imaginez que vous organisez une fête d’anniversaire pour un ami de longue date. Vous allez créer ce projet et y inscrire les différentes phases (J-7, J-3 et le jour J) ainsi que toutes les étapes associées :

• choisir la décoration,
• acheter les éléments de décoration,
• commander un gâteau,
• rédiger un menu,
• inviter vos amis,
• etc.

Avant, je distillais mes notes de projets sur différents outils (carnets de notes, evernote, organiseur) et maintenant j’essaye de tout y centraliser.

C’est vraiment plus pratique de cette façon. Même si bien sûr je conserve mon planner pour noter mes idées et y retranscrire mes tâches liées au projet. Le fait de les écrire rend les tâches plus réelles.

Cela me donne plus de motivation pour les réaliser et atteindre les résultats que j’ai déterminés pour la journée.

Ces résultats ont été identifiés en fonction de mes objectifs financiers ou professionnels.

Suivre mes KPI

Au niveau financier, j’utilise Asana pour suivre mes objectifs chiffrés.

Pour cela, j’ai créé un projet appelé KPI. Cela vient de Key Performance Indicator en anglais. C’est une habitude que j’ai prise en travaillant dans une entreprise londonienne.

Les KPI servent à mesurer par des données chiffrées l’atteinte de résultats spécifiques. Par exemple, vous pouvez décider de suivre :

• vos ventes de produit par semaine,
• le taux d’abandon du panier,
• les dépenses de personnel,
• le trafic de votre blog,
• votre taux de croissance,
• vos dépenses.

C’est à vous de choisir les KPI en fonction de vos priorités. L’intérêt majeur des KPI est de pouvoir appliquer le principe de Pareto. Je peux savoir plus facilement quelles sont les 20% des activités qui m’amènent 80% des mes résultats.

Donc, chaque semaine à la même heure, je vais y noter mes KPI. En inscrivant mes résultats, je sais si mes actions apportent des résultats positifs ou si, au contraire, je dois modifier certaines choses.

Et puis, voir cette progression est tellement parlante que je sais tout de suite si mon travaille avance comme je le désire. Donc, je reste motivée et dans l’action continue. Ce qui augmente ma productivité.

Au delà de l’aspect financier, Asana m’est très utile pour mon plan marketing.

Planifier mes publications

Enfin, j’utilise Asana pour mon calendrier de contenu. Une fois par mois, je fais un brainstorming pour des idées d’articles, de posts. Puis, je planifie mes futures publications, grâce à l’outil.

J’ai donc créé un projet pour le blog, dans lequel je vais indiquer le processus de publication, comme suit :

• Idées,
• Recherche,
• Rédaction,
• Edition,
• Promotion,
• Publication.

Cela aide à suivre et c’est très visuel. J’inscris aussi les dates de publication prévisionnel. J’utilise une vue en tableau. Comme cela, je peux glisser mes publications d’une colonne à l’autre, sans prise de tête.

Chaque fois qu’une étape de ce processus a été accompli, je passe à une autre étape.

De plus, vu qu’on peut facilement changer la présentation de ces projets, je peux facilement voir sur un calendrier ce qui va venir afin d’organiser la rédaction des articles à l’avance.

Conclusion :

Asana est un bon outil de gestion des projets. Il est très intéressant notamment pour du brainstorming, attribuer des tâches à des personnes et pour planifier des activités complexes et longues.

Comme je le disais plus haut, la version gratuite me suffit amplement. Il répond à la plupart de mes besoins et vous pouvez intégrer jusqu’à 15 utilisateurs.

Les différentes vues notamment la vue tableau de bord est bien et visuel. J’aurais aimé avoir la vue chronologique mais celle-ci est accessible avec la version premium.

D’où le point négatif, qui n’en est pas un pour moi en raison de ce que j’ai dit plus haut, mais qui pourrait gêner certains. C’est le coût. Si vous avez besoin de fonctionnalités poussées, il vous faudra payer et plus il y a de partenaires, plus ce sera cher.

En tout cas, j’espère que cette présentation d’Asana vous aura plu. Je ne me suis pas permise de vous montrer mon propre compte par souci de confidentialité.

Mais je vous recommande d’aller faire un tour ici. Vous y trouverez d’autres idées d’utilisation.

Connaissez-vous Asana ? Comment l’utilisez-vous ?

A bientôt,

Efficacement !