Comment utiliser votre agenda planner chaque jour

En période d’anxiété, comme celle que nous traversons aujourd’hui, il arrive des moments où nous avons besoin de nous accrocher à des choses simples. S’organiser en est une. Nous avons besoin de plus de repères. Utiliser un agenda planner papier est un bon moyen de garder ses repères, si vous vous sentez perdu.

Peut-être que vous utilisez déjà un agenda ou celui de votre travail. Peut-être que vous utilisez un agenda digital tel que Outlook, Google agenda ou celui de votre téléphone. Mais, savez-vous vraiment l’utiliser ? L’avez-vous laisser de côté ? Avez-vous la sensation de manquer des étapes ?

Je vais essayer de vous montrer comment rester consistant et vraiment utiliser votre agenda, planner ou organiseur au mieux.

Pourquoi utiliser un planner ou agenda papier ?

Un planner agenda permet principalement de noter tous vos rendez-vous et événements à venir.

Il a plusieurs autres avantages. Par exemple, il :

• centralise tous vos calendriers en un endroit, qu’ils soient professionnels ou personnels,
• permet de garder des informations en référence,
• développe la créativité en saisissant toutes vos idées créatives à la volée,
• est pertinent quand vous avez des projets différents à gérer et à planifier,
• etc.

Mais, pour utiliser un planner agenda à son plein potentiel, je vous propose quelques idées.

Bien choisir le planner qui convient

Il existe tant de choix de planners agenda, dans le commerce. J’en ai testé beaucoup. Mais j’ai une préférence pour les planners agenda avec intercalaires à 6 trous de format A5.

Cette vidéo vous montre un peu l’idée de la façon dont j’ai organisé mon planner agenda et dont vous pourriez vous inspirer pour construire le votre. Parce que, oui, il se construit et s’adapte à vos besoins.

Critères de choix à prendre en considération

Avant d’entrer dans le détail de l’utilisation, je vous montre les facteurs à prendre en considération au moment du choix du planner. Cette partie s’adresse à ceux qui ne sont pas satisfaits de leur système de planification actuel.

Au niveau des marques, il en existe plusieurs. Par exemple :

• kkki k,
• filofax,
• vds,
• notiq,
• cloth and paper,
• louis vuitton,
• Exacompta,
• erin condren,
• full focus planner,
• etc.

Au niveau de la taille, le choix dépendra de vos besoins. Vous pourrez choisir entre un format (du plus grand ou plus petit) :

• A4
• A5
• personnel
• poche.

Chaque taille ayant ses avantages et ses inconvénients (voir guide de taille chez filofax).

Pour faire votre choix, je vous recommande de noter sur une feuille (1) toutes vos obligations actuelles ainsi que (2) les catégories qui font partie de votre vie et que (3) vous souhaitez suivre dans le planner agenda.

A titre indicatif les thématiques qui entourent votre vie peuvent être :

• les études
• le travail
• les activités associatives
• les loisirs
• etc.

Un dernier facteur de choix est le lieu d’utilisation du planner agenda. Où allez-vous l’utiliser ?

• à la maison
• au bureau
• en déplacements professionnels
• pendant les courses
• en vacances
• une combinaison de tout ça.

Si vous comptez l’utiliser en déplacement un planner agenda léger de format « personnel » pourrait suffire. Avec un grand sac à main, le format A5 n’est pas gênant.

Autres détails d’importance, qui vous guidera dans le choix de la taille du planner :

• quelle est la taille de votre écriture ? fine ou pleine. Un format poche ou personnel convient aux écritures fines alors qu’un format A4 ou A5 convient mieux aux écritures pleines,
• quel budget pouvez-vous y consacrer ? Il y a une large gamme de prix et les planners de marque et de qualité deviennent vite assez chers. Comptez 600 euros environ pour un agenda planner de la marque Louis Vuitton, par exemple.

Sachez aussi que plus il est grand, plus il coûtera cher.

Après avoir choisi l’outil idéal, voyons comment l’utiliser à son plein potentiel. Vous verrez c’est très simple. Vous avez besoin de peu de choses en réalité.

Le calendrier mensuel de l’agenda

Votre agenda planner contient obligatoirement un calendrier mensuel. Il est important c’est le point de départ de votre organisation.

Il permet de voir tout le mois en entier et indique :

• l’essentiel à retenir,
• les événements pour lesquelles votre présence est nécessaire
• les tâches qui requièrent une action de votre part.

Il vous sert aussi à préparer vos semaines à venir. Mais il n’aide pas à gérer les tâches et à accomplir vos projets.

A chaque fin de mois, il faut faire le bilan des semaines écoulées pour préparer le mois suivant.

Utiliser la vue ou calendrier hebdomadaire du planner

Il y en plusieurs sortes de vue ou de présentation :

• verticale sur une ou deux pages,
• horizontale sur une ou deux pages,
• hebdomadaire sur deux pages avec heures.

On l’utilise après avoir consulté le calendrier mensuel, pour reporter les événements marquants de la semaine à venir ainsi que les tâches à faire en priorité.

Ce n’est pas indispensable d’utiliser la vue hebdomadaire, sincèrement. Vous pouvez très bien utiliser la vue mensuelle et une to-do list.

Utiliser la vue journalière de l’agenda planner

La page journalière de votre agenda planner sert à vous indiquer « comment » vous allez utiliser votre temps.

Il est vrai qu’avoir une liste de tâches permet de centraliser les actions à mener dans plusieurs domaines. Mais il faut aussi savoir comment on va les exécuter.

C’est pour cela que j’apprécie la vue journalière, elle me sert de guide.

Je trouve que le meilleur type de page journalière combine a la fois un planning horaire et une section de notes. A savoir que la méthode bullet journal ou le full focus planner ont également ces deux spécificités.

L’astuce la plus importante pour utiliser l’agenda planner

L’astuce la plus importante de toutes, est de noter toutes les informations qui vous viennent à l’esprit, au moment où elles apparaissent, dans votre agenda planner.

Notez tout ! Même les informations qui vous paraissent peu utiles.

Pourquoi ? C’est important parce que planifier, ça commence par mettre sur papier ce qui encombre le cerveau. Cela contribue à la clarté mentale et réduit le stress.

 » Votre tête est faite pour avoir des idées pas pour les garder « 

David Allen, Getting things done

D’ailleurs, une étude menée par le psychologue Robert Epstein, sur 3000 participants, montre que 25 % du bonheur provient de la capacité des personnes à gérer leur stress. Et, l’une des façons de le faire est de planifier.

Si vous n’avez pas assez de place pour tout noter, prenez des blocs notes autocollants de type post-it.

Consulter son agenda planner régulièrement

Enfin, vous utiliserez bien mieux votre agenda planner si vous le revoyez régulièrement. Avec l’expérience je vous dirai que trois fois par jour, c’est bien.

• Le matin : vous consultez rapidement votre agenda planner pour vous rappeler de ce qui vous attend et préparer ce qu’il vous faut pour la journée
• A midi : vous pourrez vérifier ce que vous avez accompli par rapport à votre planification
• Le soir : vous faites une évaluation de votre journée pour noter tout ce que vous avez accompli. Puis, vous prenez 5 minutes pour planifier la journée suivante.

---

Pour conclure, je vous ai proposé cet article parce que j’aime tester de nouveaux outils de productivité. Et, j’aime vous en parler.

Dans cet article, je vous ai expliqué comment choisir votre agenda planner ou organiseur. La taille, le budget, la mobilité, etc. sont différents critères de choix. Mais, pour nous, francophones, vous trouvez tout ce qu’il vous faut auprès de la marque Filofax (des pages de calendrier au planner).

Il n’y a pas de sponsors. Je ne suis financée par personne pour cet article. Tout ceci est mon avis personnel.

Et vous, utilisez-vous un planner ? Avez-vous rencontré des difficultés pour l’utiliser ? Dites-moi.

A bientôt. Efficacement !