La Méthode GTD dans mon planner

Si vous ressentez de l’anxiété ou du stress, GTD pour « getting things done » est le meilleur système de productivité que vous puissiez tester. En fait, j’utilise de nombreux styles d’agenda ou de planner dans mon quotidien. En ce moment, j’utilise un organiseur de la marque filofax.

Et, avec la masse de tâches à traiter que ce soit au travail ou pour mes activités personnelles, j’avais l’esprit encombré. Je me sentais débordée et de plus en plus anxieuse. J’avais besoin de remettre de l’ordre dans mon process.

Alors, j’ai lu la méthode GTD en 2018. Ce livre a été une révélation. Malgré le fait que je connaissais déjà intuitivement certaines idées, il a amélioré ma façon de gérer mon travail.

Aussi, afin que vous comprenniez les principes, je vous explique comment je combine GTD et planner aujourd’hui.

Libérer mon esprit avec GTD

Aujourd’hui, nous devons gérer beaucoup d’informations. Par exemple, il y a celles qui nous viennent de notre chef, de notre famille, de notre fiche de poste, l’afflux d’e-mails, etc. Tout cela, nous rappelle des choses à faire.

Ces choses à faire sont des « boucles ouvertes », c’est-à-dire des rappels de tâches pas encore traitées, par exemple :

• faire la lessive,
• préparer la réunion technique,
• inscrire mon fils au karaté,
• discuter avec mon responsable du dossier X,
• réaliser le design de la prochaine publication…

Le problème c’est que toutes ces tâches continuent de polluer notre esprit, jusqu’à ce qu’on les fasse. C’est pour cela qu’on se sent débordés.

En fait, toutes ces boucles ouvertes sont des « accords » inconscients passés avec nous-mêmes. Ces accords sont trahis chaque fois qu’on se dit qu’on doit faire X mais qu’à la place on fait Y.

Définition de GTD

En 2008, David Allen a publié le livre « Getting thins done, s’organiser pour réussir ». C’est un système de productivité maintenant connu dans le monde entier. C’est aussi mon système de productivité préféré car il m’aide à libérer mon esprit.

Le but de David Allen est de nous aider à gagner en productivité tout en réduisant le stress que nous ressentons. Il nous donne des clés très détaillées, des outils simples et pratiques pour utiliser sa méthode pas à pas.

Cette méthode est également intéressante parce qu’elle s’adapte à tout le monde et à tous les outils : digital ou analogue.

En ce qui me concerne, j’ai commencé avec un carnet de notes : mon bullet journal. Puis, j’ai terminé avec une application de gestion de projets : Asana. Les outils technologiques s’adaptent donc très bien à cette méthode. C’est vraiment super.

Ce niveau de détail paraît impressionnant au début. Mais j’ai appliqué les principes expliqués dans le livre et les résultats étaient très positifs. Voyons ces principes.

5 principes de base

Avant de vous expliquer comment j’ai concrètement appliqué GTD, je dois vous expliquer les principes de la méthode. Ce n’est pas très compliqué en fait. Le tout est de comprendre la méthode d’abord.

Il y a cinq principes qui sont : la collecte, la clarification, la structuration, la réflexion et l’action. Je vous les détaille en suivant et dans la charte GTD :

1. Collecter :

• Cette étape consiste à ramasser dans un endroit sûr toutes nos boucles ouvertes. Ce sont les tâches urgentes ou non urgentes, importantes ou non, les idées, les reçus, les documents et les e-mails entrants.

L’idée est de tout sortir de son cerveau pour l’intégrer dans un endroit externe, que l’on pourra consulter en temps voulu. Cela peut être un carnet, une bannette, une application de gestion des tâches ou les rappels de votre téléphone.

2. Clarifier :

• Ici, il s’agit de décider si une action est nécessaire ou pas, quand vous consulterez votre boite de collecte. Vous devrez jetez un œil rapide sur l’élément qui s’y trouve et vous poser deux questions :

1. Est-ce que je dois réaliser une ou plusieurs actions ?

• Oui, je fais tout de suite (règle des deux minutes) ou plus tard (calendrier ou liste des prochaines actions) ;
• Non, je supprime ou je garde en référence dans un dossier archive ;
• Si c’est quelqu’un d’autre qui doit faire l’action : je délègue.

2. Est-ce que c’est un projet ?

• Si oui, je marque quel résultat est attendu dans une liste appelées « projets actifs » ;
• Pour reconnaitre un projet, il suffit de savoir si plusieurs actions sont nécessaires pour atteindre le résultat espéré ;
• Par exemple, faire du sport deux fois par semaine est un projet car il sera nécessaire de : choisir le club, prendre rendez-vous pour l’inscription, payer l’inscription, acheter la tenue ou les équipements, etc.

3. Structurer :

• Structurer : Consiste à mettre en place des systèmes de rappel de ce que je dois faire. C’est grâce à ses éléments que vous allez pouvoir faire les actions au bon moment. Il vous faudra pour cela :
  • une liste des projets actifs,
  • un agenda,
  • une liste ou un dossier contenant vos prochaines actions,
  • une manière de vous rappeler des tâches déléguées à quelqu’un d’autre ou en attente.

4. Réfléchir :

• C’est la clé de la méthode. La partie réflexion consiste à prendre régulièrement de la hauteur par rapport à toutes vos tâches et tous vos accords, à finir rapidement ce qui traîne, ainsi qu’à se préparer aux futurs évènements sans précipitation.

Pour cela, vous devez vider vos boites d’entrée, mettre à jour vos listes de projets, barrer les actions exécutées, vérifier les semaines passées de votre agenda, décider des nouvelles actions, enregistrer les rappels sur votre agenda et si possible identifier de nouveaux projets/rêves inactifs à démarrer.

C’est tout simplement la revue hebdomadaire, que je réalise tous les dimanches ou lundi matin. D’ailleurs, David Allen recommande de l’effectuer le vendredi après-midi pour avoir le temps de passer les derniers appels ou de discuter avec les personnes nécessaires avant le week-end.

Le but est d’avoir l’esprit tranquille et confiance quant à sa capacité à traiter ce qui arrive et qu’on accepte de faire.

5. Exécuter :

• Enfin, il y a le passage à l’action. La méthode GTD est en fait une méthode de gestion des tâches par contexte. Pour choisir l’action à réaliser, on utilise son intuition. Mais, le contexte est une aide utile.

Par exemple, si vous divisez vos prochaines actions par contexte, lieu ou situation vous aurez ce type de possibilités :

• Au bureau ;
• Dehors ;
• A la maison ;
• En déplacement ;
• Ordinateur ;
• Appels téléphoniques ;
• Ordres du jour ;
• E-Mail.

Il est aussi possible de choisir en fonction de son niveau d’énergie, de son humeur et des priorités. Concrètement, chaque fois que vous serez en déplacement, vous regarderez la liste « en déplacement » et exécuterez les tâches qui y sont inscrites, etc.

Mais, j’utilise une version simplifiée de tout ça dans mon organiseur. Je vous explique.

Mon planner en GTD

Ayant construit mon agenda (planner) comme un assistant personnel, j’ai eu besoin d’un système de collecte. C’est la raison pour laquelle j’y ai intégré une section : boite d’entrée ou inbox.

Je ramasse dans cette section toutes mes idées, qu’elles soient actionnables ou pas.

Elle se compose de feuilles de notes à pointillées (comme les carnets à bullet journal) et de post-it, souvent de la marque Coth & Paper, que j’adore.

Mon process de clarification est (presque !) quotidien. Je regarde ce que j’ai noté et me demande si j’ai une action à effectuer. Si c’est le cas, je la réalise ou la planifie. Sinon, je la mets dans une liste adéquate, le calendrier ou la raye.

Ma liste de projets est tout simplement écrite sur un ou plusieurs post-it que je colle dans ma section projets du planner. J’ai une version non exhaustive de cette liste dans Asana, vu que tous mes gros projets y sont structurés.

Enfin, j’ai des listes diverses que je consulte et mets à jour lors de ma revue hebdomadaire. C’est l’étape principale de ce système GTD. En fait, sans le passage en revue de vos boites d’entrée et des tâches en suspens, vous n’aurez jamais l’esprit tranquille.

Conclusion

Pour conclure, je vous imagine déjà en train de lever les yeux au ciel. Cette méthode n’est pas évidente au début. C’est avec l’habitude et les erreurs que vous arriverez à l’appliquer correctement.

Pour démarrer, vous devrez faire une méga-collecte pour être au clair avec vos tâches et vos accords. Ensuite, vous pourrez mettre en oeuvre la méthode des deux minutes, etc. Allez-y doucement !

Je vous assure que cette méthode m’a permise d’être plus sereine face à mes tâches. Je n’oublie jamais les demandes et les dates limites car elles sont notées quelque part.

Avec le temps, j’ai compris que le plus complexe est de se dégager du temps pour faire la revue hebdomadaire. Certaines personnes n’ont jamais de temps à eux. Mais, avec détermination et un peu de stratégie vous trouverez une solution.

Alors, utilisez-vous la méthode GTD ? Quelles sont vos difficultés ?

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Efficacement !