Les 5 Tueurs De Productivité

Je me suis aperçue que nous avons tendance à vouloir augmenter notre productivité. Par exemple, si vous allez sur Youtube ou autre, vous verrez d’innombrables vidéos pour augmenter, booster, stimuler sa productivité. Ce qui est une bonne chose. Mais avant de chercher à améliorer sa productivité, pourquoi ne pas arrêter de faire ce qui vous rend moins productif.

En fait, je vous en parle car j’ai récemment découvert la notion de modèles mentaux. Ils ont été démocratisés par un milliardaire, nommé Charlie Munger. L’un de ces modèles s’appelle « l’inversion ». Cela consiste à résoudre un problème en cherchant d’abord quels éléments éviter pour ne plus rencontrer le problème en question.

Imaginons que vous ayez un grand nombre de documents de travail, de contrats, etc. stockés dans un ordinateur. Si cet ordinateur tombe en panne, vous seriez vraiment embêté car vous ne pourriez plus récupérer ces données.

Alors, au lieu de tenter de réparer votre ordinateur à tout prix, ce qui vous couterait extrêmement cher en temps et en argent, il est plus pratique d’anticiper le problème.

C’est pour cela que vous auriez sûrement stocké toutes ces données sensibles dans un ou plusieurs systèmes de secours (sauvegardes régulières sur disque dur, serveur, cloud, etc.).

L’idée de cet article est donc de partir de cette hypothèse (penser à rebours) et de commencer à déterminer ce qui nous rend moins productif. Pour cela, j’ai identifié 5 tueurs de productivité que je vais vous présenter.

La productivité

Nous utilisons beaucoup le terme productivité sans vraiment en connaitre les contours. Mais pour moi, il s’agit de produire beaucoup avec les moyens dont nous disposons. Il y a donc un lien entre productivité et efficacité. Je pense aussi que nous sommes productifs par rapport à quelque chose.

En effet, lorsque nous sommes productifs cela signifie que nous créons de la valeur, un gain, un progrès. Ainsi, si je reprends les termes économiques, pour savoir si nous sommes productifs nous devons pouvoir mesurer la valeur ajoutée (le résultat obtenu) par rapport aux facteurs de production (ce qui a permis de produire).

Donc, la productivité c’est lorsqu’un ou plusieurs facteurs de production (vous-même, votre force, votre intellect, votre investissement, votre discipline, etc.) créent une valeur ajoutée (une augmentation de vos ventes, une fidélisation de vos clients, une baisse des dossiers problématiques, une meilleure qualité de vie, la réalisation de toutes vos tâches, etc.).

Je simplifie cette définition ici parce que ramenée à la vraie vie, c’est difficile de dire si nous sommes vraiment productifs. Dans les faits, c’est ce que contient son activité professionnelle qui permet de déterminer notre productivité. Et, en définitive, nous savons que nous sommes productifs lorsque nous sommes satisfaits de nos accomplissements. En tout cas, c’est le cas pour moi.

Maintenant que vous savez définir la productivité, je vais vous parler du premier tueur de productivité. Parce que n’oublions pas que le but est de rechercher la cause du manque de productivité.

Tueur n° 1 : Les pensées vagabondes

L’une des causes de manque de productivité est la distraction. Il m’arrive d’être distraite par une multitude de choses alors que je devrais être en train de travailler dur.

Exemples de thématiques qui peuvent occuper nos pensées :

• faire des recherches sur vos prochaines vacances,
• vos finances ou un projet qui approche,
• chercher un nouveau job,
• passer au supermarché en sortant du travail,
• m’inscrire à la salle de sport qui vient d’ouvrir, etc.

La liste est interminable…

Or, David Allen, l’auteur du livre « Getting things done » explique que ces pensées sont des boucles ouvertes, qui nous rappellent au mauvais moment que nous avons quelque chose à faire. Sans système fiable pour les traiter,  vous aurez ce sentiment d’être débordé.

Il est donc important d’y prêter attention car ces pensées vagabondes entraînent une distorsion entre ce que vous voulez faire et ce que vous devez accomplir. Ce qui nous conduit à redoubler d’effort pour nous remettre entièrement à notre travail. Au final, nous perdons énormément de temps.

Si nous revenons à la définition précédente, il est possible de dire que la concentration est un facteur de production à préserver pour être plus productif.

Ainsi, ce que je vous propose pour agir contre cette cause de baisse de productivité consiste à appliquer ces deux méthodes.

Soit vous notez immédiatement toutes les pensées qui vous arrivent, dans un carnet.

Soit vous faites tout de suite la recherche ou autre, si cela est physiquement possible bien entendu. Cela dépendra du contexte où vous vous trouvez.

Ce que je veux dire par là c’est que vous ne pourrez pas réserver un vol pour Madrid si vous êtes en réunion.

Enfin, faites attention à consulter régulièrement vos notes car, si vous oubliez de le faire, les pensées vagabondes reviendront encore vous déranger, à un moment inadéquat. Vous perdrez à nouveau en concentration.

Vos pensées ne sont pas les seules à vous faire perdre en productivité, un autre élément vient du bavardage, vous voyez comme à l’école.

Tueur n°2 : Le bavardage notoire

Le deuxième facteur de perte de productivité réside dans ce que j’ai appelé le bavardage notoire. Je veux dire par là que certains de nos actes nous conduisent à perdre du temps, pour diverses raisons. Par exemple :

• rester de nombreuses minutes devant la machine à café,
• discuter pendant des heures au téléphone alors que nous n’avons pas fini une tâche importante,
• parler avec des collègues sur des sujets qui ne concernent pas directement le travail alors que nous sommes venus chercher des informations importantes.

Toutes ces distractions, ce bruit, nous amènent à rester dans le cadre des activités non urgentes et non importantes.

Ce cadre vient de la matrice d’Eisenhower, du nom de l’ancien Président des Etats-Unis Dwight David Eisenhower, qui permet de gérer son temps en classant ses activités selon leur urgence et leur importance.

Je ne présenterai pas la matrice dans cet article. Mais je pense qu’il est important pour vous de privilégier les activités qui vous permettront de rester focalisé sur vos tâches importantes. Selon moi, votre temps fait partie des facteurs de production à gérer pour être productif.

C’est pourquoi je pense que vous devriez agir en vous fixant des contraintes. C’est aussi un modèle mental d’ailleurs.

Et, cela consiste à s’obliger à limiter le temps passé sur les activités du cadre des futilités (non importantes et non urgentes). Par exemple, vous pouvez :

• vous fixer des pauses de 10 minutes durant lesquelles vous donnerez libre court à vos échanges.
• Si besoin, prévenez votre interlocuteur, votre collègue, etc. que vous disposez seulement  de 10 minutes devant vous.
• Comme ça il ne sera pas surpris de vous voir quitter la pièce si rapidement.

Cependant, je comprends qu’il est difficile de ne pas échanger avec les autres, surtout si vous êtes un grand bavard. Commencez à vous fixer des petites limites.

De plus, le fait d’être attentif à vos fenêtres de temps perdu vous aidera à limiter ces bavardages notoires pour ne pas perdre en productivité.

De même que pour le bavardage notoire, vous pouvez  perdre en productivité si vous êtes victime de pollution verbale. Je vous explique ça, dans la prochaine partie.

Tueur de productivité n°3 : La pollution verbale

Si vous êtes comme moi et que vous ressentez beaucoup d’empathie (faculté de percevoir ce que ressentent les autres, de se mettre à leur place, source : siri), ce paragraphe va vous intéresser car la pollution verbale vous fera perdre en productivité.

Pourquoi ? Parce que tout ce que votre entourage vous dit à un impact sur votre mental. Je vous donne un exemple.

Imaginons Marco, un homme qui travaille au service des ventes. Il s’est fixé pour objectif de passer 10 appels aujourd’hui et de réaliser au moins 3 ventes. Mais, avant même qu’il ait commencé son chef vient et lui parle d’un sujet qui ne le concerne en rien.

Ensuite, Mathilde, sa collègue, arrive et lui parle des mauvaises nouvelles entendues à la radio ce matin, se plaint du temps qu’il fait aujourd’hui, etc.

Toutes ces mauvaises ondes verbales ont cassé son élan. Il a déjà besoin d’une pause. Au revoir productivité.

Bon, j’exagère un peu le tableau. Mais, cette pollution verbale en provenance des autres peut ruiner vos intentions et votre productivité si vous n’y prêtez pas attention. Vous devez être préparé à cela.

Action

Voici comment vous pouvez agir. La première chose à faire est de vous préparer lors de votre routine matinale.

Visualisez-vous dans un état de confiance et de productivité ultime toute la journée, quelque soit ce que vous diront les autres. Ensuite, interdisez-vous toute critique ou jugement gratuit. Surtout si la personne en question n’est pas là pour se défendre.

Enfin, essayez d’éviter les personnes qui aiment critiquer ou qui sont trop négatives si cela vous impacte. Ce n’est pas très sympa mais si vous n’avez pas le choix vous devez agir.

Je sais que ce ne sera pas évident. J’ai moi-même beaucoup de mal à éviter les gens négatifs. Mais, il faut tenter de s’isoler du mieux possible dans ces situations. Plus votre moral sera positif et plus vous serez armé pour travailler avec efficacité.

Donc, dans cette partie je pars de l’idée que le mental est un facteur de production. Mais, il y a un autre facteur agissant sur votre mental. C’est le stress ambiant.

Tueur de productivité n°4 : Le stress ambiant

Je parle de deux sources de stress. Celui qui est créé par soi-même et celui qui est engendré par les autres. En fait, j’ai remarqué que nous pouvons nous mettre dans des états de stress importants sans l’intervention d’autrui.

Cela arrive par exemple, lorsque vous avez une activité importante à réaliser mais que vous manquez de visibilité sur la façon de la mener à bout. Il peut s’agir :

• d’un examen à préparer,
• d’une présentation à venir,
• d’une compétition,
• d’un objectif à atteindre, etc.

Le stress ambiant créé par les autres résulte de leur propre état de stress. Par expérience, je sais que les personnes qui ont tendance à se plaindre, s’agacer, râler, jurer, faire des bruits ou des mouvements nerveux, déconcentrent les autres.

Ils sont tellement stressés que cela vous gêne vous aussi et, par contagion, vous ressentez ce stress. C’est inconscient mais pourtant cela vous stress. Ma petite hypothèse est que les neurones miroirs entrent en jeu. Cependant, c’est un autre sujet.

C’est important pour votre productivité. En effet, lorsque nous sommes dans une situation stressante notre corps produit plus de cortisol. C’est une hormone stéroïde produite par les glandes situées au dessus de reins.

Les effets du stress sur le corps

Le corps en produit régulièrement toute la journée avec un pic le matin et une diminution le soir. Cependant, un taux de cortisol trop élevé a des effets néfastes pour l’organisme.

En voici quelques exemples :

• baisse du taux de concentration,
• troubles de la mémoire,
• angoisses, dépression,
• insomnie,
• baisse des défenses immunitaires,
• etc.

Pour éviter de ne pas être productif, vous devrez agir sur la source du stress.

• Concernant le manque de visibilité, vous devrez découper vos tâches en mini objectifs et en action réalisables.

Puis, faîtes le point régulièrement sur l’avancée de vos mini objectifs. Je vous recommande de consulter mon article intitulé « comment organiser et planifier sa journée avec un bullet journal ».

Vous aurez une idée sur la manière de planifier vos tâches, même si vous n’utilisez pas de bullet journal.

• Concernant le stress produit par les autres, vous n’aurez pas d’autre choix que de faire preuve de franchise.

Vous devrez expliquer, de manière respectueuse, à la personne concernée que vous la sentez stressée. Allez-y de cette façon : « Marion, je te sens stressée. As-tu un problème particulier ? Veux-tu qu’on en parle ? Car depuis quelques temps j’ai l’impression de ressentir ta nervosité, par exemple tu râles… Cela m’inquiète pour toi et cela me stresse également, j’ai du mal à me concentrer… ».

Faites comme vous le voulez. Mais soyez toujours respectueux. Et, si la personne se braque n’allez pas plus loin, ni dans les reproches. Cela ne sert à rien. Vous ne savez pas ce que vit réellement cette personne.

Tueur de productivité n° 5 : La batterie à plat

Avez-vous déjà remarqué que lorsque vous êtes fatigué vous avez du mal à être productif ? Si oui, bienvenue au club.

Je l’ai certainement mentionné dans mes précédents articles, mais j’accorde une grande importance à la gestion de mon énergie. C’est capital car, chez moi, batterie à plat = productivité 0.

Je prends l’image de la batterie pour parler de notre organisme. Plus précisément, je pense que conserver votre batterie à un niveau optimal d’énergie est le facteur de production le plus important.

A ce titre, je vous renverrai vers mon article sur le thème de la procrastination, qui vous donnera de plus amples détails sur l’intérêt de rester en forme.

Au final, pour garder votre batterie chargée, voici ce que vous devriez faire :

• Gérez la qualité de votre sommeil,
• mangez régulièrement des légumes et des fruits,
• évitez autant que possible le sucre raffiné, l’alcool,
• pratiquez une activité physique (marche, fitness, yoga, tennis, musculation, etc.) tout ce qui vous plaira.

De plus, je vous recommande le livre coécrit par les Docteurs Jean-Paul Curtay et Rose Razafimbelo intitulé « le guide familial des aliments soigneurs ». Ce livre donne des informations pertinentes sur les aliments à privilégier afin d’être en bonne santé.

Toutefois, si vous avez une grosse perte d’énergie, je vous conseille de consulter un médecin. Il sera en mesure de détecter d’éventuelles carences.

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Je me rends compte que cet article est assez long alors si vous êtes arrivé jusque là je vous remercie.

Mon but était de partager avec vous mes réflexions sur la productivité, suite à la découverte des modèles mentaux, notamment celui de l’inversion qui consiste à régler un problème en partant des causes.

Je vous ai ainsi expliqué que lorsque nous utilisons le terme productivité c’est communément pour l’augmenter. Puis, en partant de l’idée de l’inversion, j’ai détaillé les cinq facteurs de production ou cinq tueurs de productivité qui devraient d’abord être gérés pour rester productif, avant de chercher des outils pour améliorer sa productivité.

Si vous suivez mes conseils, vous trouverez les ressources nécessaires pour rester productif. Essayez d’agir sur le tueur de productivité qui vous cause le plus de problème et vous verrez votre productivité s’améliorer sans même chercher à être plus productif.

N’hésitez pas à me dire en commentaire si vous vous reconnaissez dans ces cinq tueurs.

A bientôt pour un prochain article.

Efficacement !