Les Meilleures Façons de s’Organiser avec un Agenda

Je suis obligée de vous parler de mon outil de productivité préféré : l’agenda planner. En fait, nous avons tous eu l’occasion d’utiliser un calendrier. Il nous sert à noter les rendez-vous et les tâches à faire pour la journée.

Pourtant, notre rapport au temps reste encore compliqué aujourd’hui. Mon expérience montre que nous :

• sommes vites dépassés par tout ce qui n’entre plus dans les cases du calendrier
• avons l’impression d’être débordés par les projets, les dossiers, les activités et les demandes diverses
• ressentons toujours du stress vis-à-vis des tâches à réaliser.

Je suis fatiguée rien qu’à vous en parler…

Donc, à cause de ça, je n’aime pas les agendas classiques. En plus, ils me rappellent trop l’école ;).

J’ai donc eu des difficultés à m’adapter aux différents agendas du commerce. Pourquoi ? Ils étaient trop rigides dans l’utilisation, sans parler de l’aspect esthétique… et ne convenaient pas à ma vie.

C’est pour cela que j’ai commencé à chercher le meilleur outil d’organisation possible. Cette quête m’a amené à utiliser la méthode bullet journal. Puis à adopter l’agenda, le planner ou l’organiseur.

D’ailleurs, la youtubeuse LilieNetwork présente sa manière de s’organiser avec ses planners.

Je vais vous expliquer pourquoi il peut vous convenir également.

1. L’agenda planner, à qui convient-il ?

Je vous en parle déjà dans un autre article. L’agenda planner est un excellent outil de gestion du temps et d’organisation, si vous :

• avez de nombreuses activités à gérer ou à suivre
• êtes débordé.e
• êtes une maman ou un papa au foyer
• avez une activité d’entrepreneur.e
• êtes salarié.e avec une vie plutôt remplie
• managez et devez planifier plusieurs projets en même temps
• trouvez ça cool
• trouvez ça chic
• préférez écrire sur papier plutôt que sur des outils numériques.

Vous avez compris, il est adapté à presque tout le monde !

2. Agenda Planner : Papier vs Digital

Juste avant de continuer, j’aimerais faire une petite parenthèse sur l’écriture manuscrite à l’aire du digital.

Nous sommes tous hyper-connectés avec des smartphones et des tablettes derniers cris. De nombreuses applications existent pour nous aider à planifier nos activités, noter nos rendez-vous, prendre des notes, suivre nos habitudes, etc.

Pourtant, il existe quelque chose avec le fait d’écrire. D’une part sur la mémorisation mais pas uniquement.

Par exemple, Mark Murphy écrit :

« Writing things down doesn’t just help you remember, it makes your mind more efficient by helping you focus on the truly important stuff. And your goals absolutely should qualify as truly important stuff ».

Mark Murphy, dans Forbes

Il dit qu’écrire n’aide pas simplement à se rappeler des choses. Cela aide aussi notre cerveau à rester concentré sur ce qui est vraiment important, tels que nos objectifs.

De plus, de nombreuses études montrent l’effet de l’écriture sur le cerveau. Je vous invite à consulter cet article pour plus d’informations, c’est fascinant.

3. Les différentes sections d’un agenda planner

L’agenda planner vous permettra de rester focus sur l’essentiel, grâce au fait de mettre sur papier toutes les choses qui encombrent vos pensées et qui vous empêchent de dormir la nuit.

Il est découpé en différentes sections. Je vais vous présenter les thématiques généralement retrouvées. Mais, c’est à vous de les créer selon vos besoins. 

Le travail

• Noter toutes les taches professionnelles
• Rendez-vous
• Projets en cours et à venir
• Objectifs professionnels.

La maison

• Noter les projets pour la maison
• Les inspirations avec des photos
• Les idées d’aménagement
• Les tâches d’entretien quotidiennes, mensuelles, annuelles.

Les activités familiales

• Planifier les événements familiaux à venir (anniversaires, vacances, etc.)
• Suivre les activités sportives, loisirs
• Suivre les informations médicales des enfants ou des adultes
• Prévoir les rendez-vous médicaux annuels.

Le bien-être

• Noter les listes d’activités générant du bien-être
• Les séries préférées
• Les livres lus
• Ses objectifs de vie
• Ses  valeurs
• Les gratitudes ou citations préférées.

Les projets

• Noter les projets actifs
• Définir les étapes clés d’un projet
• Faire une analyse SWOT
• En suivre l’avancée.

Pour aller plus loin, une définition de la notion de projet selon l’auteur du livre Getting things done, David Allen » est détaillée ici.

Mais, pour résumé, il y a un projet lorsque vous devez traiter une activité qui nécessite d’accomplir plusieurs sous actions.

Je crois que tout l’intérêt d’un agenda, d’un planner ou d’un organiseur vient de la section projets. J’ai découpé mes Grands projets, grâce à l’analyse SWOT. Et, je note les idées qui me viennent à l’esprit au fil de l’eau.

Les finances

• Noter son budget mensuel
• Suivre les dépenses quotidiennes ou hebdomadaires
• Faire le bilan.

Dans cet article intéressant de « café du patrimoine », vous verrez l’importance de la gestion d’un budget. Il y est indiqué que gérer un budget permet d’éviter les découverts, de maîtriser son épargne et de se permettre des plaisirs sans culpabiliser.

Donc, avoir son budget à portée de main est un excellent moyen de maîtriser son budget.

En tout cas, c’est ce que je fais. Mon organiseur contient une partie finances dans laquelle je suis mon budget et mes dépenses régulièrement.

Pour d’autres informations, sur la gestion financière, j’ai rédigé une synthèse des conseils de Robiert Kiyosaki. C’est un expert et l’auteur de nombreux livres sur l’intelligence financière et la richesse.

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Cet article avait pour objectif de vous montrer qu’un agenda planner est un fabuleux outil pour gérer vos activités quotidiennes. Je vous ai présenté : 1. à qui il pourrait convenir, 2. pourquoi l’utiliser à l’aire du numérique et 3. les différentes sections qu’il contient.

Chaque personne a des besoins différents. Les agendas planners sont donc différents d’une personne à l’autre. Mais, ce qui est important c’est qu’il vous convienne personnellement. Il doit s’adapter à votre usage et à vos préoccupations.

Si vous arrivez à noter vos préoccupations, à être à jour dans vos dossiers ou à avoir une visibilité sur mois à venir, je pense que vous êtes sur la bonne voie.

A la clé, vous ressentirez moins de stress et serez plus réactif, en sachant gérer vos priorités.

Pourtant, retenez ceci : Adaptez-le en fonction des changements de votre vie. Vos outils de planification doivent rester des outils de productivité, pas de démotivation.

Alors dites-moi qu’est-ce que vous utilisez pour vous organiser ? Etes-vous plutôt de la team papier ou de la team numérique ?

Prenez soin de vous, efficacement !