Comment Vider Sa To-do List En Deux Minutes

C’est bientôt les vacances, vous avez une to-do list à rallonge et une multitude de choses à faire. Aussi, vous êtes un peu stressé car vous voulez tout boucler et partir l’esprit serein. Donc, vous vous bougez. Vous agissez plus vite et plus efficacement. Vous videz votre liste de tâches en très peu de temps alors qu’habituellement il vous aurait fallu trois jours.

J’ai personnellement remarqué ce phénomène. En voulant me libérer l’esprit, j’appliquais la méthode des deux minutes et je vidais entièrement ma to-do list en une journée.

C’est pourquoi, dans cet article, je vais vous expliquer comment vous pouvez vider votre to-do list en deux minutes pour être plus zen.

La méthode des deux minutes : le secret pour vider vos to-do list

J’ai appris à vider ma to-do list en lisant le livre « Getting things done : l’art de la productivité sans stress » de David Allen. C’est un auteur à succès qui donne des conseils sur la manière de s’organiser. Dans son livre, il propose un système d’organisation en cinq étapes : la collecte, la clarification, la structuration, la réflexion et l’action.

Pour commencer, et comprendre comment cette méthode peut vous permettre de vider votre to-do list, vous devez connaitre le principe de la méthode.

Selon l’auteur, vous avez chaque jour de nouveaux intrants. Ce sont toutes les nouvelles tâches et idées qui vous viennent à l’esprit. Par exemple, vous vous souvenez que vous devez prendre rendez-vous chez le coiffeur avant samedi, votre responsable vous demande de traiter un dossier urgent, vous avez dix nouveaux e-mails, etc. Au fur et à mesure, vous aurez une pile de tâche à traiter, une nouvelle to-do list qui se créé.

Ensuite, vous devez prendre chaque élément un par un et décider quoi faire de vos intrants. En effet, l’une des étapes du processus sera alors de décider : «  quelle est la première action suivante que je dois effectuer concrètement, physiquement, pour accomplir ma tâche ? ». 

Enfin, arrive l’étape de l’action. Dans celle-ci, vous devez décider entre faire la tâche, la déléguer ou la différer. C’est à cette étape-là qu’intervient votre to-do list puisque vous y noterez toutes vos actions suivantes.

C’est ce que je vais vous expliquer dans la prochaine partie.

1. Passez à l’action immédiatement

Pour vider vos to-do list, David Allen explique que vous devez agir et exécuter immédiatement une tâche si elle prend moins de deux minutes à être effectuée. Et cela même si elle n’est pas urgente.

Pour illustrer ce point, cette méthode vous sera bénéfique : Si vous devez répondre à un e-mail pour dire oui ou non à une demande ; si vous avez un document à classer ; pour classer un courrier au lieu de remettre cette tâche à plus tard ; si vous avez un document à scanner puis à renommer. Si vous avez une réunion à programmer, il vous faudra moins de deux minutes pour écrire un mail demandant les disponibilités d’un des participants, etc.

Cette astuce qui paraît si banale, au départ, m’a sauvé la mise plein de fois. Vous allez comprendre pourquoi. La méthode des deux minutes est importante car elle impacte positivement votre gestion du temps.

D’une part, la tâche n’a pas besoin d’être notée dans votre liste car vous avez juste à la réaliser. Par conséquent, votre to-do list s’en trouve allégée et ne contient que l’essentiel. Pour moi, l’essentiel est une tâche qui prend plus de deux minutes à être réalisée et que j’ai différée volontairement voire planifiée sur mon calendrier mensuel.

D’autre part, si vous préférez écrire une tâche, en la réalisant avec la méthode des deux minutes, vous allez créer un sentiment d’accomplissement de soi, qui vous rendra plus heureux (à ce sujet, vous pouvez voir l’article « comment être plus heureux au travail »).

Cette partie était consacrée au fondement de la méthode des deux minutes. Je vous ai expliqué les bénéfices de son application pour vider rapidement votre to-do list. Cependant, vous devez sûrement vous demander : comment savoir si une tâche prend plus de deux minutes à faire ou non ? C’est ce que nous verrons dans la prochaine étape.

2. Ayez confiance en votre intuition pour gérer vos to-do list efficacement

Devant notre to-do list, comment pouvons-nous choisir l’action, la tâche qui nous prendra moins de deux minutes ? Pour cela, je vous recommande d’utiliser votre intuition. Oui je sais facile à dire. Mais, considérez les exemples suivants.

Si vous avez plusieurs appels de deux minutes à effectuer, vous allez choisir d’appeler les personnes dont vous savez, par intuition, qu’elles ne poseront pas beaucoup de questions ou qui ne sont pas bavardes. Si vous savez que la conversation durera plus de deux minutes, envoyez un e-mail.

Concernant les e-mails. Si vous avez une réponse complexe à apporter, vous saurez immédiatement que la réponse vous prendra plus de deux minutes. Donc, ce sera une tâche à planifier ou à différer.

Dans le cadre d’un projet, que David Allen définit comme un résultat qui demande plus de deux actions à traiter avant d’être terminé, là aussi, vous devrez faire appel à votre intuition. Par exemple, imaginons que vous devez organiser un séminaire.

Voici les quelques actions que vous devrez effectuer pour arriver au résultat attendu (l’organisation du séminaire) : appeler Régis pour réserver la salle n°3 ; imprimer les documents de travail ; tester l’ordinateur portable pour la présentation PowerPoint ; remplir le formulaire pour réserver les micros, les tables, les chaises, les collations ; rédiger un e-mail pour envoyer ce formulaire à Amandine, etc.

Vous accomplirez la plupart de ces actions suivantes, en deux minutes, alors foncez et faites-les rapidement. Grâce à cette méthode, vous avancerez petit bout par petit bout mais vous aurez accompli de grandes choses.

Nous avons vu, dans cette partie, que vous devez  faire confiance à votre intuition pour réaliser vos tâches, gérer vos projets et vider votre to-do list. Aussi, vous allez vous rendre compte, que certaines demanderont plus de deux minutes sans gêner l’application de la méthode. Voyons cela.

3. Estimez le temps de traitement de vos tâches

Lorsque j’ai commencé à appliquer la méthode, j’ai noté que je sous-estimais la durée de réalisation de certaines tâches alors que d’autres étaient réalisées en moins de deux minutes. Certaines de vos actions seront donc supérieures à deux minutes même si vous pensiez le contraire.

En effet, certains facteurs font que certaines activités prennent cinq à dix minutes au lieu de deux. Ce n’est pas grave. Au contraire, si vous disposez de plus de temps, vous pouvez vous fixer des créneaux de dix minutes pour les accomplir. Par ailleurs, David Allen conseille de se chronométrer au début. Vous saurez ainsi combien de temps durent vos tâches.

Ensuite, après avoir estimé les tâches que vous effectuez régulièrement, je vous recommande de combiner la méthode des deux minutes avec la méthode « pomodoro » ou avec le « calendar blocking » (voir mon 2^ème article sur la procrastination).

Le but est de bloquer ses actions sur une plage de temps limitée. Cela vous permettra d’accroître votre concentration et de booster votre efficacité. Vous verrez que vous serez plus motivé et que vous aurez vidé une grande partie de votre to-do list.

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Pour conlure, je tenais à vous parler de la méthode des deux minutes afin de vous aider à traiter vos tâches et à vider rapidement vos to-do list. Je sais que ce n’est pas facile car les habitudes sont difficiles à changer. Attention, je ne vous conseille pas de passer votre journée entière sur des actions de deux minutes. Certaines activités demandent plus de temps et de concentration.

Mais, dès que vous vous sentez débordé, appliquez cette méthode. Définissez la première action que vous pouvez réaliser concrètement et faites-la immédiatement. Puis, passez à la tâche suivante et foncez.

Essayez d’appliquer cette méthode, chaque jour, et je vous garantis que vous aurez des résultats.

A bientôt dans un prochain article.

Efficacement !